Jak zwiększyć obłożenie poza sezonem

Poza szczytem sezonu najtaniej zapełnisz pokoje, sięgając po gości, którzy już u Ciebie byli i Cię znają. Nie musisz przebijać się z reklamą do nowych osób ani obniżać cen na Bookingu — wystarczy dobrze ukierunkowana oferta wysłana do własnej bazy. To czysty email marketing dla hoteli w działaniu.

W tym artykule pokazujemy, dlaczego martwy sezon wcale nie musi być martwy, jak przygotować ofertę, która wypełnia terminy, i jak targetować gości po historii pobytu, żeby każdy mail trafiał w punkt.

Dlaczego puste pokoje poza sezonem to najdroższy problem obiektu

Pokój, który stoi pusty, nie generuje kosztu — ale generuje stratę. Ogrzewanie, media, obsługa i raty kredytu biegną tak samo w styczniu, jak w lipcu. Różnica jest taka, że poza sezonem nie ma komu za nie zapłacić.

Dlatego każda rezerwacja w martwym miesiącu jest warta więcej, niż wynika z ceny za dobę. Ona nie tylko przynosi przychód — ona pokrywa koszty stałe, które i tak ponosisz.

To zmienia sposób myślenia o promocjach. Rabat 20% w martwym terminie nie jest „utratą marży”. Jest zamianą pustego pokoju na gościa, który dopłaca do rachunków — a przy okazji może zostawić pieniądze na miejscu: za śniadania, kolacje czy dodatkowe usługi.

Najtańsze źródło rezerwacji: goście, których już masz

Zdobycie nowego gościa poza sezonem jest drogie. Reklama kosztuje, portale pobierają prowizję, a popyt i tak jest niższy niż latem. Dlatego zamiast walczyć o uwagę obcych osób, zacznij od tych, którzy już Cię znają.

Były gość:

• zna miejsce i nie musisz mu niczego udowadniać,
• kojarzy pobyt i ma z nim pozytywne skojarzenia,
• podejmuje decyzję szybciej niż ktoś, kto nigdy u Ciebie nie był,
• częściej rezerwuje bezpośrednio, jeśli tylko dasz mu powód.

To jest istota maili marketingowych do gości: zamiast płacić za dotarcie do nowej osoby, odzywasz się do kogoś, kto już raz zapłacił za pobyt. A poza sezonem, gdy każda rezerwacja jest na wagę złota, to najtańszy kanał, jaki masz.

Warunek jest jeden: musisz mieć do kogo napisać. Bez własnej bazy maili gości zebranej zgodnie z RODO zostają Ci wyłącznie płatne kanały — a te poza sezonem są najmniej opłacalne.

Jaka oferta wypełnia terminy poza sezonem

Sama wysyłka maila nie wystarczy. Poza sezonem gość nie ma naturalnej potrzeby wyjazdu — trzeba mu ją stworzyć. Najlepiej działają oferty, które dają konkretny powód, żeby przyjechać właśnie teraz.

Pakiety zamiast samego noclegu

Sprzedaż samej doby poza sezonem jest trudna. Znacznie łatwiej sprzedać powód do wyjazdu, w którym nocleg jest tylko elementem.

Przykłady pakietów, które sprawdzają się w martwych miesiącach:

• weekend relaksacyjny ze śniadaniem i kolacją w cenie,
• pakiet „druga noc taniej” lub „trzy noce w cenie dwóch”,
• pobyt tematyczny: grzybobranie, kulig, spływ, zwiedzanie okolicy,
• oferta dla par na walentynki lub długi weekend,
• pakiet rodzinny na ferie z atrakcjami dla dzieci.

Pakiet ma jeszcze jedną zaletę: trudno go porównać z ceną na Bookingu. Gość nie widzi „gołej” stawki za dobę, tylko całą wartość — dlatego łatwiej mu zapłacić i trudniej szukać taniej gdzie indziej.

Konkretna korzyść dla powracających gości

Poza sezonem masz idealny pretekst, żeby nagrodzić stałych gości. Oferta skierowana wyłącznie do osób, które już u Ciebie były, działa mocniej niż publiczna promocja — bo daje poczucie wyróżnienia.

Zwolnił się listopadowy weekend. Dla naszych byłych gości mamy 20% rabatu przy rezerwacji bezpośredniej — wystarczy odpowiedzieć na tego maila.

Takie promocje dla stałych gości — niedostępne dla nowego klienta z portalu — budują lojalność i jednocześnie kierują rezerwację do Twojego własnego kanału, bez prowizji.

Terminy last minute

Poza sezonem plany zmieniają się szybko, a gość, który już Cię zna, potrafi zdecydować się z dnia na dzień. Krótki mail o wolnym terminie potrafi zapełnić lukę, która inaczej zostałaby pusta.

Mamy jeszcze wolny domek na najbliższy weekend. Dla byłych gości specjalna cena — napiszcie, jeśli chcecie przyjechać.

Targetowanie: wysyłaj właściwą ofertę właściwym gościom

Największy błąd poza sezonem to wysłanie tej samej wiadomości do wszystkich. Im lepiej dopasujesz ofertę do konkretnej osoby, tym większa szansa, że zamieni się w rezerwację.

Historia pobytu podpowiada, do kogo warto się odezwać:

• goście, którzy byli rok temu w podobnym terminie — „byli Państwo u nas zeszłej jesieni, mamy dla Państwa ofertę na ten sam okres”,
• rodziny z dziećmi — oferta na ferie i długie weekendy,
• pary — pakiety walentynkowe i romantyczne weekendy,
• goście z okolicy — krótki wypad bez dalekiej podróży, idealny na weekend poza sezonem,
• osoby, które zostawiły dobrą opinię — najcieplejszy kontakt, warto zaprosić ich jako pierwszych.

Nie potrzebujesz do tego skomplikowanego systemu. Wystarczy, że przy zbieraniu kontaktów — na przykład przez WiFi marketing — zapisujesz podstawowe informacje o pobycie i potrafisz podzielić bazę na kilka prostych grup.

Timing: kiedy wysyłać ofertę poza sezonem

W martwym sezonie moment wysyłki jest równie ważny jak sama oferta. Za wcześnie — gość zapomni. Za późno — nie zdąży zaplanować.

Sprawdzone momenty:

• 2–3 tygodnie przed długim weekendem — majówka, Boże Ciało, listopadowy weekend,
• początek stycznia — planowanie ferii zimowych,
• wczesna jesień — oferta na „drugi sezon”, gdy tłumy już wyjechały, a pogoda wciąż dopisuje,
• przy każdej anulacji — natychmiastowy mail last minute do byłych gości,
• rok po pobycie — przypomnienie o powrocie w tym samym, sprawdzonym terminie.

Najlepsze kampanie nie są przypadkowe — są powiązane z kalendarzem i z cyklem rezerwacyjnym Twoich gości.

Przykładowa kampania krok po kroku

Załóżmy, że masz pensjonat w górach i chcesz zapełnić listopad — klasyczny martwy miesiąc.

1. Wybierz grupę. Z bazy wybierz gości, którzy byli u Ciebie jesienią lub poza sezonem — oni już wiedzą, że listopad w Twoim obiekcie ma sens.
2. Przygotuj pakiet. Zamiast samej doby zaproponuj „dwie noce ze śniadaniem i kolacją + wstęp do strefy relaksu”.
3. Daj powód, żeby zarezerwować teraz. Ogranicz ofertę czasowo albo liczbą pokoi: „oferta ważna do końca miesiąca”.
4. Napisz krótko i konkretnie. Jeden pakiet, jedna cena, jeden przycisk lub prośba o odpowiedź.
5. Skieruj na rezerwację bezpośrednią. Zamiast odsyłać na Booking, daj gościowi zarezerwować u Ciebie — to najprostszy sposób, by zwiększać rezerwacje bezpośrednie i nie oddawać prowizji za gościa, którego już masz.

Przykład wiadomości:

Temat: Listopad w górach — pakiet dla naszych gości

Dziękujemy za ostatni pobyt! Listopad to u nas najspokojniejszy czas w roku — idealny na wypoczynek bez tłumów. Dla byłych gości przygotowaliśmy pakiet: 2 noce ze śniadaniem, kolacją i strefą relaksu w cenie. Liczba pokoi ograniczona — jeśli chcecie przyjechać, wystarczy odpowiedzieć na tego maila.

Poza sezonem baza gości pracuje najciężej

W szczycie sezonu pokoje wypełnią się w dużej mierze same. Prawdziwą wartość własnej bazy gości widać dopiero poza sezonem — wtedy, gdy popyt spada, a Ty wciąż możesz jednym mailem odezwać się do setek osób, które już Cię znają.

To dlatego martwy sezon jest najlepszym argumentem za tym, żeby uniezależnić się od Booking.com i budować własny kanał kontaktu. Im większa i lepiej prowadzona baza, tym mniej pustych pokoi w miesiącach, w których konkurencja świeci pustkami.

Podsumowanie

Obłożenie poza sezonem nie bierze się z niższych cen na portalach, tylko z mądrego wykorzystania gości, których już masz. Najlepiej działa, gdy:

• sięgasz w pierwszej kolejności do byłych gości,
• zamiast samej doby sprzedajesz pakiet i powód do wyjazdu,
• targetujesz ofertę po historii pobytu,
• trafiasz z wysyłką w dobry moment kalendarza,
• kierujesz rezerwację do własnego, bezpośredniego kanału.

Puste pokoje poza sezonem to nie wyrok — to sygnał, że warto zacząć budować i wykorzystywać własną bazę gości. Jeśli nie chcesz składać tego samodzielnie, całość — od zbierania kontaktów przez WiFi po wysyłkę sezonowych ofert do byłych gości — masz w jednym miejscu w WracajDo.